Funções de estudo e aplicação de métodos e processos de natureza técnica, com autonomia e responsabilidade, enquadradas em planificação estabelecida, requerendo uma especialização e conhecimento profissionais.
a) Elabora propostas, informações e pareceres e prepara documentos para despacho superior;Executa outras tarefas que lhe sejam determinadas a este nível de complexidade;
b) Recebe classifica a correspondência destinada ao Executivo;
c) Assegura as relações interpessoais e profissionais entre o Executivo e os demais órgãos;
d) Organiza os arquivos e toda a documentação e correspondência sob a sua responsabilidade;
e) Exerce as demais funções que lhes sejam acometidas pelo Executivo;
f) Organização e manutenção do arquivo;
g) Classificação, selecção e distribuição de correspondência;
h) Redação, dactilografia de documentos inclusive em línguas estrangeiras;
i) Assegurar por sua própria iniciativa arotina diária do gabinete;
j) Preparar processos da responsabilidade da direcção;
k) Submeter os processos ou correspondência a apreciação;
l) Transmitir as decisões tomadas aos interessados;
m) Marcar entrevistas e reuniões;
n) Prestar serviço necessário a efectivação de encontros;
o) Preparar viagens;
p) Atender telefones;
q) Anotar recados;
r) Desempenhar as demais funções que lhe forem superiormente determinadas
A Carreira profissional do pessoal técnico Médio de Secretariado integra as seguintes categorias:
a) Técnico Médio de Secretariado Principal;
b) Técnico Médio de Secretariado de Primeira Classe;
c) Técnico Médio de Secretariado de Segunda Classe.
O recrutamento para as categorias da carreira Técnica Básica obedecem as seguintes regras:
a) Técnico Médio de Secretariado Principal - De entre Técnicos Médios de Secretariado de Primeira Classe com pelo menos três (3) anos de efectivo serviço na categoria, classificação, no mínimo de bom;
b) Técnico Médio de Secretariado de Primeira Classe - De entre Técnico Médio de Secretariado de Segunda Classe pelo menos cinco (5)anos de efectivo serviço na categoria, classificação, no mínimo de bom;
c) Técnico Médio de Secretariado de Segunda Classe – De entre os Assistentes Principais de Secretariado com pelo menos três (3) anos de efectivo serviço na categoria, classificação, no mínimo de bom;
d) Assistentes Principais de Secretariado – De entre os Assistente de Primeira com pelo menos cinco (5) anos de efectivo serviço na categoria, classificação, no mínimo de bom;
e) Assistentes de Primeira - De entre os Assistente de Secretariado de Segunda com pelo menos cinco (5) anos de efectivo serviço na categoria, classificação, no mínimo de bom; Classe;
f) Assistente de Secretariado de Segunda - De entre indivíduos habilitados com o curso básico, ou equivalente e indivíduos Diplomados com cursos de Formação Técnico Profissional de duração não inferior a 6 meses, para além da 9ª classe de escolaridade.
Funções de natureza executiva de aplicação técnica com base no conhecimento ou adaptação de métodos e processos enquadrados em directivas bem definidas, exigindo competências mobilizáveis (saberes-fazer técinicos, saberes teóricos de base e saberes-fazer sociais e relacionais) e conhecimentos técnicos teóricos de escolaridade, de administração e de secretariado.
a) Organiza a circulação da informação;
b) Facilita a orientação, os contactos e as relações;
c) Assegurar a gestão dos imprevistos e as recuperações urgentes das falhas da organização;
d) Partipar na preparação das decisões ;
e) Elabora propostas, informações e pareceres e prepara documentos para partipação na preparação das decisões
f) Colaborar, com os superiores hierárquicos, em tarefas de um grupo de trabalhadores administrativos com actividades afins;
g) Executar tarefas de apoio à contabilidade da instituição;
h) Controlar a gestão do ecomato da instituição;
i) Executar tarefas administrativas de apoio à gestão de recursos humanos e a ergonomia;
j) Atender e encaminhar, telefonema ou pessoalmente, o público interno e externo à instituição;
k) Planificar coordenar e dirigir trabalho de dactilografia assim como do expediente geral da Direcção;
l) Executar tarefas relacionadas com o expediente geral da instituição, de acordo com procedimentos estabelecidos;
m) Recepcionar, classificar e registrar a correspondência;
n) Proceder à expedição da correspondência para os respectivos serviços ou destinatários;
o) Elaborar documentação com base em informação recebida;
p) Proceder ao arquivo dos documentos recebidos e emitidos das várias áreas de actuação da instituição em dossiers específicos;
c) Controlar o registo, entrada e saída de correspondência ou documentação e assegurar a distribuição do expediente a seu destino;
d) Interpretar e traduzir documentação de trabalhos na instituição;
e) Resolver problemas que impliquem deveres, responsabilidades e capacidade de decisão;
f) Executar tarefas tarefas normais no âmbito da área administrativa;
g) Colaborar como os seus superiores na gestão da rotina quotidiano;
h) Operar com equipamento informatizado ajustado às tarefas que desempenha;
i) Preparar para apreciação superior a informação recebida;
j) Executar tarefas relacionadas com a recepção e atendimento externo;
k) Inventariar e controlar os bens patrimoniais distribuídos à Direcção;
l) Organizar o sistema de utilização e manutenção de material posto a sua disposição;
m) Velar pelo uso racional conservação das viaturas a seu cargo;
n) Organizar e preparar reuniões;
o) Distribuir convocatórias;
p) Executar as demais tarefas que lhe forem superiormente confiadas;
q) Coordenar funcionários que trabalhem sob as suas ordens;
r) Executa outras tarefas que lhe sejam determinadas a este nível de complexidade;
s) Executa outras tarefas que lhe sejam determinadas a este nível de complexidade.
A composição da carreira profissional do pessoal Assistente de Secretariado integra as seguintes categorias:
a) Assistente Principal de Secretariado;
b) Assistente de Primeira classe;
c) Assistente de Secretariado de Segunda Classe.
g) O recrutamento para a carreira técnica Básica de secretariado é efectuado - De entre indivíduos habilitados com o curso básico, ou equivalente e indivíduos Diplomados com cursos de Formação Técnico Profissional de duração não inferior a 6 meses, para além da 9ª classe de escolaridade.
Executa actividade administrativa relacionada com o trabalho de Secretariado e Contabilidade.
Aplica os princípios e normas reguladoras no seu sector de trabalho, executando trabalhos simples, em particular quanto à legislação sobre direitos e deveres dos funcionários públicos, faltas, licenças e execução orçamental;
Elabora e dactilografa, quando necessário, correspondência relacionada com o seu trabalho, preenche fichas e recebe dados estatísticos, exerce actividades de arquivo;
Executa trabalhos de maior nível de complexidade sob orientação e controlo de funcionários mais qualificados.
a) Elabora propostas, informações e pareceres e prepara documentos para despacho superior; b) Executa outras tarefas que lhe sejam determinadas a este nível de complexidade c) Executa actividade administrativa relacionada com o trabalho de Secretariado e Contabilidade; d) Aplica os princípios e normas reguladoras no seu sector de trabalho, executando trabalhos simples, em particular quanto à legislação sobre direitos e deveres dos funcionários públicos, faltas, licenças e execução orçamental; e) Elabora e dactilografa, quando necessário, correspondência relacionada com o seu trabalho, preenche fichas e recebe dados estatísticos, exerce actividades de arquivo; f) Executa trabalhos de maior nível de complexidade sob orientação e controlo de funcionários mais qualificados. g) Atender o telefone e dar recado; h) Proceder a recepção, registo classificação distribuição e expedição da correspondência; i) Organizar e assegurar a circulação eficiente do expediente; j) Assegurar as tarefas da dactilografia, reprodução, arquivo e formalização; k) Velar pela segurança e higiéne do serviço; l) Organizar e preparar as viagens; m) Consolidar os planos de necessidades bens de consumo corrente, móveis e equipamentos dos diversos órgãos; n) Arquivar documentos; o) Organizar o arquivo; p) Desempenhar as demais funções que lhe forem superiormente determinadas.
4- O padrão técnico profissional de secretário e do secretariado constitui o principal instrumento para execução das actividades de secretariado, técnico-administrativo, pesquisa, investigação científica e inovação tecnológica.
1. O padrão do perfil de secretariado define os procedimentos e aspectos inerentes à actividade directa de secretariado desde a sua planificação, organização, coordenação, direcção e controlo.
Compete ao (a) Secretário (a) profissional no pleno exercício de suas actividades:
a) Ser inteligente e intelectual:
b) Ter apresentação, revelar assiduidade, pontualidade, honestidade, confidencialidade, empenho e humildade;
c) Ser dinâmico e creativo;
d) Revelar hábitos de trabalho individual e de grupo, com sentido de responsabilidade, bom siso/senso, toterância e repeito pela diferença que permitam exercer funções de orientação e coordenação:
e) Identificar-se com a filosofia institucional e/ou empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantação de mudanças de mentalidade, comportamento, atitude e cáracter administrativa, política e governativa;
f) Agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de actuação;
g) Actuar como figura-chave no fluxo de informações, desenvolvendo e mantendo de forma dinâmica e contínua os sistemas de novas tecnologias de informação, comunicação e formação;
h) Estabelecer e manter relações humanas;
i) Perceber as necessidades dos outros e resolver situações delicadas com tacto;
j) Compreender a importância dos objectivos e implicar-se pessoalmente na sua realização;
k) Saber interagir numa equipe e colaborar para alcançar objectivos comuns;
l) Sber ajustar os comportamentos e os métodos de trabalho em função das pessoas e das mudanças;
m) Conhecer todas as implicações relativas a segurança nas áeras e valorizar os procedimentos seguros na execução das tarefas;
n) Ser detentor de capacidades de comunicação oral e escrita, de cooperação,de autonomia.
No âmbito das funções genericamente definidas no Artigo 8º do presente estatuto constituem o perfil técnico do Secretário
a) Inteligente;
b) Flexibilidade intelectual;
c) Formação intelectual diferenciada;
d) Integração;
e) Personalidade;
f) Organização;
g) Pontualidade;
h) Assiduidade;
i) Comportamento autónomo;
j) Boa educação;
k) Discrição;
l) Comunicação;
m) Confiança;
n) Lealdade;
o) Imparcialidade;
p) Respeito;
q) Amabilidade;
r) Cortesia;
s) Desempenhar com zelo a competência;
t) Dedicação nas suas funções;
Ter capacidade de auto-gerenciamento para assegurar a ligação e articulação necessária com os restantes órgãos ;
u) Assimilação de novas tecnologias de Informação, comunicação e formação para elaborar estudos e pareceres sobre a matéria que seja solicitada pelo executivo;
v) Habilidade de natureza operacional para coordenar e organizar os elementos de estudo e informação de que necessite o executivo para o desempenho das suas funções;
w) Promover o espírito de equipa á nível do secretariado;
x) Velar pela correcta utilização da profissão de secretária (o);
y) Manter sigilo de todas as informações confidenciais e secretas a que tiver acesso;
z) Respeitar os direitos e obrigações da classe.
a) Assegura por sua própria iniciativa a rotina diária do gabinete;
b) Prepara os processos da responsabilidade da direcção juntando a correspondência recebida e outros documentos e informações sobre o assunto;
c) Submete os processos a apreciação e transmite as decisões tomadas aos interessados;
d) Estenografa e transcreve em dactilografia relatórios, cartas, e outros textos;
e) Marca entrevistas aos administradores ou directores e recorda-lhas;
f) Ocupa-se de pedidos de informações;
g) Atende o telefone e faz os contactos necessários;
h) Entrega o correio pessoal e a correspondência importante ao seu chefe;
i) Assegura por sua própria iniciativa a correspondência corrente;
j) Toma as providências necessárias para a realização de assembleias gerais, reuniões de trabalho, contratos e escrituras;
k) Redige as actas das reuniões e distribui-as aos participantes juntamente com outra documentação;
l) Redige e traduz cartas e outros documentos de escritório em línguas estrangeiras dando-lhes o seguimento apropriado;
m) Lê o correio recebido e organiza os respectivos processos juntando-lhe a correspondência anterior e outros documentos sobre o mesmo assunto;
n) Estuda os processos e informa-se sobre a matéria em questão ou recebe instruções precisas com vista à resposta;
o) Redige e traduz textos, faz rascunhos de cartas, dita-as ou dactilografa-as.